Подскажите, пожалуйста, как правильно проставлять номер документа в приходных и расходных кассовых ордерах, а также заполнять реквизит «№ з/п» в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3а). Можно ли использовать сквозную нумерацию с начала года, обязательно ли каждый месяц возобновлять нумерацию, как рекомендуют НБУ и ГФСУ в своих недавних письмах? Какая ответственность грозит предприятию в случае неверной нумерации в кассовых ордерах и форме № КО-3а?

К сожалению, Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее Положение № 148), которым утверждены все вышеупомянутые формы кассовых документов, не дает четкого ответа на заданный вопрос. Лишь крайне лаконичная норма содержится в п. 35 р. ІІІ Положения № 148, где сказано, что кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся согласно законодательству Украины ответственным лицом.

С учетом вышеизложенного следует вывод — нумерация должна вестись в хронологическом порядке, что, по сути, и так понятно и соответствует общему принципу нумерации первичных документов, изложенному в п. 6.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Стоит отметить, что первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (абз. 11 ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, далее Закон о бухучете), поэтому ПКО и РКО считаются не только кассовыми, но и первичными документами. Вместе с тем подчеркнем, что номер документа не является обязательным реквизитом первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). А это значит, что отсутствие номера в первичном документе не является основанием для признания его недействительным.

Впрочем, налоговики не скрывают, что нарушение хронологической нумерации кассовых ордеров (а тем более ее отсутствие) может свидетельствовать о неоприходовании наличных, а также привести к превышению установленного лимита кассы (см. письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). И хотя в письме употребляется снисходительное «может», не стоит строить на этот счет иллюзий.

На самом деле таким образом налоговая просто перестраховывается. А на местах наверняка продолжится практика признания недействительными ПКО и РКО с отсутствующими номерами или с неправильной хронологией в нумерации. Именно поэтому нам понятны переживания по поводу правильной нумерации кассовых документов.

Напомним

За неоприходование наличности в кассе предусмотрен пятикратный штраф от суммы неоприходованной наличности, а за превышение лимита кассы — штраф в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95).

Следовательно, поскольку Положение № 148 и, собственно, формы документов не содержат никаких указаний относительно нумерации, мы считаем, что предприятие вправе самостоятельно выбрать систему нумерации, которая будет ему удобна: ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная (и это, кстати, советуем закрепить в Порядке оприходования наличности в кассе предприятия).

НБУ в письмах от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326, от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, а также ГФСУ в письме от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 отмечают, что нумерация кассовых ордеров может осуществляться в хронологическом порядке с начала каждого месяца. Да, они правы и, как видим, не настаивают на том, что ежемесячная нумерация является единственно правильным вариантом. Поэтому если вы желаете нумеровать ордера с начала года — это ваше право, и никакого нарушения в этом нет.

Более того, в бытность Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (предшественник Положения № 148), налоговики в подкатегории 109.10 системы «ЗІР» подчеркивали: форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов свидетельствует о том, что нумерация приходных и расходных кассовых ордеров в журнале с начала каждого следующего года начинается с номера «1» и не продолжается с предыдущего года. Иными словами — нумерация начинается с нового года.

И хотя такие разъяснения на сегодняшний день в «ЗІР» значатся как недействующие, сути это не меняет, ведь подход к заполнению кассовых документов с тех пор не изменился, собственно, как и сами формы (косметические изменения не в счет). К тому же аналогичное вышеприведенному разъяснение на данный момент все еще можно найти на сайте ГУ ГФС в Тернопольской области по ссылке.

Кроме того, отвечая на вопрос — «какой порядок нумерации страниц в кассовой книге, книге учета приходных и расходных кассовых ордеров в связи с окончанием или изменением формы?», налоговики в подкатегории 109.10 отмечают:

«…если в течение календарного года заканчивается или меняется форма кассовой книги, книги регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, нумерация страниц должна начинаться с «1».

При этом нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна продолжаться независимо от того, что в течение года заведена новая книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров во избежание кассовых ордеров с одинаковыми номерами».

Это уже свежее и действующее разъяснение — от 22.02.2018, правда, по ошибке в консультации Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов налоговики назвали Книгой регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, хотя понятно, что речь идет об одном и том же документе.

Итак, подытожим: при заполнении реквизита «Прибутковий касовий ордер № ______ від «___» ____________ 20__ року» предприятие вправе самостоятельно определять, каким образом обновлять нумерацию указанных документов — ежемесячно или с другой периодичностью (например, ежегодно). Главное — вести ее в хронологическом порядке. Также настоятельно рекомендуем закрепить принцип нумерации в Порядке оприходования наличности на предприятии и, разумеется, не менять его от случая к случаю. В аналогичном порядке заполняется реквизит «Номер документа» в таблице РКО.

А вот порядок нумерации в колонке 1 (реквизит «№ з/п») Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3а) немного отличается. В нем ведется сквозная нумерации в течение всего периода ведения журнала, начиная с «1» и заканчивая номером, пришедшимся на момент окончания журнала. При этом номера ПКО и РКО, которые указывают в колонках 3 и 7, соответственно, могут не совпадать с номером в колонке 1 журнала.

В начале следующего года, согласно форме КО-3а, заводят новый Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов на соответствующий год. А вот ответственность за неправильную нумерацию в журнале, как, собственно, и за его неведение, законодательством не предусмотрена.

Игорь БЕЛОВ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»