Достаточно часто возникает необходимость перенести отпуск на другой период или продлить его в случае наступления определенных обстоятельств, предусмотренных законодательством.

Какие отпуска и в каких случаях можно перенести или продлить

Ежегодные основные и дополнительные отпуска. Согласно ч. 2 ст. 11 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далееЗакон об отпусках), ежегодный (основной и дополнительный) отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;
  • исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если в соответствии с законодательством он освобожден на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
  • наступления срока отпуска по беременности и родам;
  • совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

Ежегодный отпуск можно перенести на другой период или продлить также в случае предъявления работником справки о прохождении обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении (см. письмо Минтруда от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10). Указанная справка является документом, который удостоверяет временную нетрудоспособность граждан и приравнивается к листку нетрудоспособности, на что указывает письмо Минздрава от 26.05.2007 г. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

«Детские» отпуска. Дополнительные отпуска работников, которые имеют детей, тоже переносят на другой период или продлевают в порядке, определенном ст. 11 Закона об отпусках. На то, что «детский» отпуск должен быть продлен на количество календарных дней болезни или перенесен на другой период в соответствии с предоставленным листком нетрудоспособности, указывает и Минтруда в письме от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09.

Чернобыльские отпуска. Дополнительный отпуск, который предоставляется на основании ст.ст. 20 и 21 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-ХII, не относится к ежегодным. Следовательно, на него не распространяется право касательно переноса ежегодного отпуска на части согласно ст. 11 Закона об отпусках (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06).

Заметим: перенос отпуска возможен и по инициативе работодателя, но это возможно только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством. Подробно об этом мы рассказывали в материале «Перенос отпуска по инициативе работника и инициативе работодателя» газеты № 84/2015.

Отражаем перенос и продление отпуска в отчетности

Отчетность по ЕСВ. Перенос или продление отпуска в большинстве случаев приводит к необходимости сделать перерасчет ЕСВ и отразить результаты в персонифицированной базе. Связано это с тем, что следует учитывать некоторые особенности начисления ЕСВ на отпускные, в частности, применение максимальной величины при начислении единого взноса на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которых составляет более месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 3 р. ІV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449).

Также при отражении отпускных в таблице 6 Формы № Д4 нужно учесть определенные особенности:

  • если отпускные начисляют за текущие и будущие периоды, то на одного человека можно отводить несколько строк;
  • суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносят в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» таблицы 6 с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений «10»;
  • отпускные относятся к месяцам, за которые их начислили, при определении базы начисления ЕСВ на уровне не менее минзарплаты в соответствии с абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI. Если отпускные начислены за будущий месяц, то соблюдение данной нормы проверяют после начисления всех доходов за этот месяц;
  • суммы, приходящиеся на дни отпуска следующих месяцев, включают в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках после первой строки с кодом типа начислений «10»;
  • сторнированные суммы отпускных, начисленных в предыдущих периодах, вносят с отрицательным значением.

Как отражать переходные отпускные в отчетности по ЕСВ, мы рассказывали в материале «Переходные отпускные: как начислять ЕСВ и показать в отчетности» газеты № 124/2015.

Форма № 1ДФ. При обложении НДФЛ нужно учесть, что доходы в виде зарплаты за период ее сохранения согласно законодательства, в т.ч. суммы отпускных и больничных, относят к соответствующим налоговым периодам их начисления (абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ).

Ольга СМОЛИНА,

бухгалтер-эксперт